Vor allem in der Lohnbuchhaltung schrecken viele Unternehmen, vor allem KMU, noch davor zurück, manuelle durch digitale Prozesse zu ersetzen. Die entsprechenden Softwarelösungen werden fälschlicherweise als zu umständlich und kompliziert eingeschätzt.
Es gibt jedoch auch viele Unternehmennehmen, die bereits eine Digitalisierung ihrer Meldeverfahren und Abrechnungsprozesse vorgenommen haben. Doch auch bei diesen fallen oft noch manuelle Arbeiten zwischen den digitalen Schritten an. Der Fall ist dies etwa, wenn lediglich die Lohnabrechnungsdaten durch das jeweilige Programm erfasst werden, allerdings keine automatische Übermittlung dieser erfolgt. Dadurch werden weiterhin unnötig Zeit und Ressourcen verschwendet.
Dabei ist es mit keinem großen Aufwand verbunden, einen vollständig digitalisierten Workflow in die bestehenden Lohnabrechnungsprozesse zu implementieren. Welche überzeugenden Vorteile sich dann ergeben, zeigt der folgende Beitrag.
Einsparung wichtiger Ressourcen
Werden die Verdienstabrechnung und ihre verbundenen Abläufe digital gestaltet, müssen keine Ausdrucke mehr erstellt und diese entsprechend sortiert, gefalzt, kuvertiert, frankiert und zur Post gebracht werden. Werden die abrechnungsrelevanten Dokumente und Lohndaten digital erstellt und automatisch exportiert, bleibt demnach wesentlich mehr Zeit für wertschöpfende und strategisch bedeutsame Aufgaben.
Nicht zu vernachlässigen ist außerdem, dass mit einer elektronischen Gehaltsabrechnung wesentlich geringere Kosten einhergehen, denn es muss zukünftig nicht mehr in Drucker, Papier und Porto investiert werden.
Optimierte Ergebnisse und hohe Datenqualität
Mit Hilfe der Übermittlung der relevanten Daten in Echtzeit können die Kommunikationswege maßgeblich verkürzt werden. Die digitalen Gehaltsinformationen sind zu jeder Zeit unkompliziert und schnell verfügbar.
Als Alternative zum herkömmlichen Postversand zeigt sich die digitale Übermittlung zudem ebenfalls als vollkommen sicher und wesentlich effizienter. Nicht nur das Porto lässt sich hier sparen, sondern auch viel CO₂. Davon profitiert die Umwelt und es wird ein nachhaltiges Image gefördert.
Transparenter und flexibler Zugriff
Eine digitale Gehaltsabrechnung ermöglicht den Angestellten, ihre Sozialversicherungsnachweise und Lohnsteuerbescheinigungen vollkommen orts- und zeitunabhängig einzusehen.
Einbezogen sind dabei auch die entsprechenden Dokumente aus vergangenen Jahren – schließlich werden diese im System hinterlegt und können über eine praktische Suchfunktion schnell gefunden werden. Selbstverständlich lassen sich auch neue Daten flexibel in die Systeme eingeben.
Effizient und kostengünstig
Die Einführung der digitalen Lohnabrechnung stellt für beide Seiten – also sowohl Arbeitgeber als auch für die Arbeitnehmer – eine echte Win-win-Situation dar. Die Angestellten können stets auf ihre Dokumente, die im Alltag auch abseits des Berufs recht häufig benötigt werden, zugreifen.
Daneben findet eine deutliche Entlastung der HR-Abteilung durch die Digitalisierung der Gehaltsabrechnung statt. So steht dieser wesentlich mehr Zeit zur Verfügung, um sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Da viele Ausgaben entfallen, etwa für die Druckmaterialien, zeigt sich die elektronische Lohnabrechnung zudem kosteneffizienter.
Keine rechtlichen Bedenken nötig
Im Übrigen sind keinerlei rechtliche Bedenken bei der Umstellung auf die digitale Gehaltsabrechnung nötig. Durch die Gewerbeordnung wird für die Unternehmen lediglich vorgegeben, dass die Abrechnung in Textform vorgenommen werden muss – diese kann jedoch sowohl digital als auch analog vorliegen.
Für den Arbeitgeber besteht jedoch die Pflicht, der Belegschaft die technischen Möglichkeiten zu bieten, um über ihr personalisiertes Postfach ihre digitale Abrechnung empfangen zu können.
Daneben findet eine deutliche Entlastung der HR-Abteilung durch die Digitalisierung der Gehaltsabrechnung statt. So steht dieser wesentlich mehr Zeit zur Verfügung, um sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Da viele Ausgaben entfallen, etwa für die Druckmaterialien, zeigt sich die elektronische Lohnabrechnung zudem kosteneffizienter. Darüber hinaus lassen sich Online-Transaktionen mit einem QR-Code Ersteller auch einfacher verwalten.
