Nicht zu vernachlässigende Faktoren stellen in diesem Zusammenhang vor allem eine möglichst frühzeitige Planung des Firmenumzugs sowie die Beauftragung des passenden Umzugsunternehmens dar. Diese beeinflussen einen reibungslosen Ablauf des Umzugs in hohem Maße.
Darauf kommt es bei der Planung des Umzugs an
Wird es für eine Firma nötig, in ein neues Büro umzuziehen, sollte sich bereits frühzeitig mit den nötigen Vorbereitungen auseinandergesetzt werden. Bei Gewerbeobjekten fallen die jeweiligen Vertragslaufzeiten in der Regel recht lang aus, weshalb im ersten Schritt eine sorgfältige Prüfung des Mietvertrages nötig ist, um die Kündigung der alten Büroräume rechtzeitig vorzunehmen. So lassen sich finanzielle Doppelbelastungen vermeiden.
Das Vorhaben ist daneben selbstverständlich sämtlichen Mitarbeitern frühestmöglich mitzuteilen. Dabei kommt es darauf an, die Vorteile des neuen Büros hervorzuheben und außerdem Wünsche und Bedenken der Belegschaft ernst zu nehmen. Eine Information über den geplanten Umzug ist außerdem an wichtige Behörden, Kammern, Verbände und Ämter zu senden, wie beispielsweise das Gewerbeamt, die IHK oder das Finanzamt.
Der exakte Umzugstermin wird idealerweise ebenfalls bereits weit im Vorfeld festgelegt. Auf diese Weise lässt sich der Arbeitsausfall so gering wie möglich halten und auch die Umzugskosten fallen oft geringer aus, wenn die Beauftragung eines Dienstleisters möglichst früh erfolgt. Eine besonders vorteilhafte Lösung besteht etwa in einem Umzug am Wochenende oder an Tagen, in denen es gewöhnlich ohnehin ruhig im Unternehmen zugeht.
Passendes Umzugsunternehmen beauftragen
Vor allem, wenn die Firma eine gewisse Größe aufweist, besteht kaum eine Möglichkeit, den Unternehmensumzug ohne ein professionelles Umzugsunternehmen zu bewältigen – der Organisations- und Zeitaufwand würde sich dann schlichtweg als zu hoch zeigen.
Sinnvoll zeigt sich die Beauftragung eines spezialisierten Dienstleisters allerdings auch im Hinblick auf den Versicherungsschutz. Kommt es im Rahmen des Umzugs zu einem Schaden an dem Umzugsgut, haftet der Dienstleister grundsätzlich für diesen. Allerdings ist es bei besonders teuren Gegenständen oder elektronischen Komponenten zu empfehlen, eine zusätzliche Versicherung abzuschließen, da die Versicherungssumme des Umzugsguts in der Regel pro Kubikmeter auf lediglich 620 Euro begrenzt ist.
Kompetente Umzugsunternehmen stehen ihren Kunden außerdem bereits in der Vorbereitungsphase des Umzugs unterstützend und beratend zur Seite. Die qualifizierten Fachkräfte des Umzugsdienstleisters können durchaus den gesamten Umzug der Firma übernehmen, falls dies gewünscht ist. Sollen jedoch die Kosten für die Dienstleistung gesenkt werden, ist es sinnvoll, einige Aufgaben in Eigenregie auszuführen. Gängig ist es beispielsweise, dass die Mitarbeiter ihr Arbeitsmaterial selbst in die Umzugskisten räumen oder einfache Büromöbel für den Transport vorbereiten. Möglich ist dies jedoch selbstverständlich nur, wenn der damit verbundene Arbeitsausfall verkraftet werden kann.
Vor dem Umzug gründlich ausmisten
Unternehmen, die in ein neues Büro umziehen, sollten außerdem nicht vernachlässigen, dass der Umgebungswechsel die ideale Möglichkeit darstellt, um alte Akten oder Einrichtungsgegenstände, die nicht länger benötigt werden, zu entsorgen.
Die Umzugskosten fallen schließlich umso geringer aus, je weniger Umzugsgut zu transportieren ist. Dennoch sind bei sämtlichen Dokumenten und Akten selbstverständlich die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen zu beachten. Um einen entsprechenden Überblick über das Umzugsgut zu erhalten, ist es von Vorteil, im Vorfeld eine Inventarisierung der Firmeneinrichtung vorzunehmen.
